Chez MyTraiteur, traiteur événementiel haut de gamme, nous avons l’obsession de l’exécution parfaite de votre événement traiteur, et nous avons souhaité par cet article vous partager les clés du succès pour l’organisation d’un événement, avec ou sans nous. 

Nous concentrons ici notre article sur le cocktail-réception déjeunatoire ou dînatoire. Les principes que nous apportons ci-dessous sont généralement communs aux autres types d’événement, comme les repas assis ou petit-déjeuner, avec une pondération différente selon la situation. 

Le planning et le rétro planning

Lors de tout événement, la rédaction d’un planning de l’événement est obligatoire. Heure d’arrivée des invités, début et fin du repas, départ, etc. 

La première façon de réussir la partie traiteur est de partager ce planning entre le client et le traiteur. Charge ensuite au traiteur de réaliser son retro-planning adapté. 

Par exemple chez MyTraiteur, pour un accueil des invités à l’heure H, nous arrivons entre H-1 et H-2 selon la complexité de l’événement. Le personnel MyTraiteur met en place les buffets, les tables, et tout le matériel à disposer dessus. 

En parallèle intervient ce qu’on appelle le dressage des pièces du cocktail. Les pièces sont dites dressées car elles sont disposées sur plateaux ou assiettes devant le client. Elles auront été préalablement extraites des conteneurs isothermes dans lesquelles elles ont été livrées. 

Les enjeux de l’espace et du temps

Certains lieux ou situation ne permettent pas de dresser sur place. Soit lorsqu’il n’y a pas de lieu dédié sur place, appelé office, ou lorsque le timing ne le permet pas. Si une conférence se termine à 18h pour un démarrage à 18h30 du cocktail, il vaut mieux procéder à un dressage préliminaire sur plateaux, fait par avance au laboratoire de production. 

La gestion du frais pour votre événement

Pendant tout ce temps de préparation, il faut maintenir les pièces au frais, conformément aux règles d’hygiène conseillées et en gardant en mémoire le système HACCP, que nous mentionnons dans un autre article. Les pièces, comme les boissons, devront rester au frais jusqu’au début et pendant tout l’événement. Pour plus de détail sur les températures adéquates, voir notre article dédié. 

La maîtrise du rush

Tout est en place pour le début de l’événement ? C’est ici que l’enjeu du « rush » pointe son nez. Comme on n’a rarement la possibilité de faire une première bonne impression, il faut tout mettre en œuvre pour que le démarrage de la partie traiteur se déroule correctement. Or, c’est à ce moment que vos convives auront le plus faim et soif. Quelques bonnes pratiques à ce sujet. 

• Multiplier les postes de service : en disposant en plusieurs points espacés le service des boissons et de l’alimentaire, on évite les attroupements et les frustrations. 
• Service au plateau : ce type de service à le mérite de distribuer davantage dans l’espace les points d’échange. 
• Ajouter des centres d’attention non-alimentaire : décoration, animations, espaces de discussions, shows… Les solutions sont nombreuses pour que vos convives ne se contentent pas de se diriger vers le buffet.  

La gestion de salle

Point parfois négligé : la tenue au propre de la salle est indispensable. Elle est gage de bonnes conditions de fêtes et de bonheur pour vos convives. 

Le rangement du matériel post événement

Point final à nos recommandations : il faut tâcher de ranger le matériel correctement à l’issue de la réception à l’attention du loueur de matériel externe. On triera également les déchets entre les éléments recyclables et les ordures génériques. Ces deux bonnes pratiques sont des principes de bonne conduite à l’attention des propriétaires des lieux et de l’environnement. 

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Pour voir dans quels conditions sont réalisé nos événements traiteur, je vous invite à lire l’article suivant : Le système HACCP