Combien de temps d’avance faut-il pour passer commande auprès d’un traiteur événementiel ? Comment s’adapter avec la salle et les invités ?

Pas de panique, votre traiteur sera prêt !

Le chiffre d’affaires d’un traiteur varie généralement de 1 à 3 entre les périodes basses (période de vacances scolaires, mois d’août) et les période hautes (fêtes de fin d’année, et période estivales). Également, la charge de travail d’un traiteur est inégale d’un jour à l’autre de la semaine. Les mardis et jeudis sont propices aux événements professionnels, tandis que les réunions familiales se déroulent le vendredi ou le samedi (comme pour les mariages et baptêmes). Donc par nature, les traiteurs sont habitués à s’adapter à la modulation du volume de commandes. Pour ce faire, ils s’appuient sur une structure flexible et mobilisent de la main d’œuvre supplémentaire (cuisiniers, maîtres d’hôtel et serveurs) en cas de surcroît d’activité.

La tendance de fond actuelle est aussi propice à l’augmentation du nombre commandes de dernière minute, notamment dans les entreprises. Les délais de commande se réduisent jusque 4 à 7 jours seulement avant la réalisation de l’événement, même pour des réunions d’une centaine de personnes. Chez MyTraiteur, nous nous sommes adaptés à cette réalité en autorisant les commandes en ligne jusque deux à trois jours avant votre événement selon sa complexité. Rendez-vous sur notre page de devis pour vérifier les disponibilités.

Ces deux constats nous font dire que vous pouvez être confiant quant à la faisabilité technique de votre événement, privé ou professionnel, même 1 à 2 semaines à l’avance. Bien sûr, ce délai s’entend à compter de la signature définitive et du versement de l’acompte sollicité par le traiteur. Il n’est pas opportun de venir pour la première fois le rencontrer pour un événement privé, un mariage, moins de 15 jours à l’avance. Car le temps de découvrir ses produits, ses prestations, et vous accorder avec lui sur le prix, vous risquez de vous retrouver hors délai.

Un agenda imbriqué aux autres

La réservation du traiteur doit d’imbriquer dans l’agenda complet que vous devez vous assigner selon la séquence ci-dessous. Selon la complexité de votre événement, les étapes liées au traiteur pourront s’enchainer sur un délai de 3 semaines à 3 mois, entre le premier contact et la confirmation définitive. La confirmation définitive s’entend par l’établissement exact du nombre de convives.

Schéma global

Schéma appliqué à un cocktail dînatoire professionnel pour 50 personnes

Schéma appliqué à un mariage de 100 personnes

Prenez tout de même de l’avance !

Comme vous l’avez compris des paragraphes précédents, commander son traiteur nécessite assez peu d’avance, et doit se faire en fonction d’un agenda pris en globalité entre la salle et les invités. Cependant, vous pourrez avoir un intérêt marginal à prendre de l’avance. Dans la mesure où vous en êtes capable, plus vous réserverez à l’avance, plus vous serez en mesure de verser également l’acompte avec de l’avance. Cette avance de trésorerie rassure le traiteur et facilite son planning prévisionnel d’organisation, et vous permettra, pourquoi pas, de négocier le prix davantage qu’à la dernière minute. Pour plus détail à ce sujet, relisez notre article sur l’acompte à verser au traiteur.

Consultez nos tarifs de traiteur en ligne et faites confiance à  MyTraiteur pour l’organisation de votre événement !