Le cocktail dinatoire est loin d’être accessoire lorsque vous organisez un évènement d’entreprise important. Ce n’est pas tellement le nombre de personnes qui seront présentes qui compte mais la portée et les retombées de l’événement. Il en va de votre réputation ! Le traiteur fait partie des prestataires clés, ce qui signifie que vous devez absolument caler les détails à l’avance. Pour éviter les omissions, je vous invite à vous poser les bonnes questions afin que les préparatifs (et le jour J) se déroulent dans une atmosphère sereine.

Quelles pièces choisir et dans quelles proportions ?

Un cocktail est dinatoire lorsqu’il équivaut à un repas nourrissant et complet, à la différence près que chaque convive peut choisir ce qu’il mange puisque le format est revisité. Je vous conseille donc de mettre un peu de tout : brochettes de bœuf, bonbons de canard aux baies de cassis, profiteroles, cheesecake, tapenade de poivron…Plus c’est varié, mieux c’est.

Pour un apéritif d’environ 2 heures, 6 à 8 pièces par personne suffisent. Pour un cocktail dînatoire complet, je vous conseille de prévoir entre 18 et 24 pièces par personne dont 2/3 de pièces salées pour 1/3 de pièces sucrées.

Pour en venir à la partie la plus croustillante, renseignez-vous sur la possibilité d’organiser une dégustation avant de commander un traiteur pour un cocktail. Profitez-en pour interroger le prestataire sur la possibilité de prévoir des pièces adaptées à des régimes spécifiques (casher, halal, végétarien, etc.).

Quelles boissons seront servies ?

Il est important que tout le monde s’hydrate à sa convenance pendant le cocktail dinatoire. Il est donc légitime de vous interroger au sujet des boissons.

Si l’événement doit se tenir durant une période de forte chaleur, je vous conseille de prévoir davantage d’eau et de jus de fruits frais. Mieux vaut limiter les boissons alcoolisées.

Si vous organisez le cocktail pour célébrer un événement grandiose comme le succès d’un projet, l’anniversaire de l’entreprise ou quelque chose dans le même registre, prévoyez des vins et du champagne pour accompagner les créations gourmandes du traiteur.

Qu’est-ce qui est inclus dans les tarifs ?

Je vous le concède, les questions financières sont les moins agréables à gérer mais il est important de vous renseigner sur tous les détails de la prestation afin d’éviter les surcoûts. J’attire particulièrement votre attention sur :

• la vaisselle
• le nappage
• la mise en place
• la livraison
• le nettoyage
• le personnel de service
• la durée de la prestation
• le tarif horaire applicable si le personnel doit effectuer des heures supplémentaires.

Quelles sont les modalités de paiement ?

Tous les traiteurs ne fonctionnent pas de la même manière. Certains demandent un acompte, d’autres requièrent un paiement intégral à la validation de la commande et d’autres attendent la fin de la prestation pour demander leur règlement. Il n’y a pas de meilleure option que d’autres lorsque vous sollicitez une équipe de professionnels compétents et fiables.

Pour ma part, je trouve que le paiement en ligne et à l’avance est beaucoup plus pratique. Une fois que vous savez ce qui est inclus dans les prestations, vous réglez par CB ou par virement et vous ne vous souciez plus de rien. Pour les paiements échelonnés, renseignez-vous bien sur les échéances.

Vous avez certainement tout prévu mais il faut rester conscient qu’aucune entreprise n’est à l’abri des imprévus. Je vous suggère donc de vous interroger sur les modalités d’annulation ou de report si vous faites éventuellement face à des difficultés de dernière minute.

Quelle logistique faut-il prévoir ?

En principe, c’est le traiteur qui se charge de fournir et d’installer tout le matériel dont il a besoin pour ses prestations. Mais en amont, il faudra lui communiquer le nombre de convives et lui confirmer le lieu où se tiendra votre cocktail dinatoire. Votre présence sur place est souhaitable pendant la livraison et l’installation mais elle n’est pas obligatoire. Vous devez simplement vous assurer que le traiteur puisse accéder à tout ce dont il a besoin (cuisine, prises électriques, espace de stockage…).

Toujours dans le volet logistique, vous devez vous interroger sur la présence éventuelle de personnes ayant des besoins particuliers : des enfants, des seniors…notamment si les proches de vos collaborateurs sont conviés. Discutez-en à la fois avec votre traiteur et le responsable du lieu afin que chacun se sente parfaitement à l’aise jusqu’au bout de la soirée.