5 étapes clés pour organiser un séminaire d’entreprise réussi

Réunions, célébrations, ou encore séminaires ponctuent une grande partie de la vie d’une entreprise. Que ce soit pour passer à une étape charnière, pour ressouder et motiver les équipes, ou pour cibler d’autres objectifs, les managers et dirigeants connaissent l’importance d’organiser ce genre d’événements.

Mais peu importe la raison, rien ne doit être laissé au hasard, afin d’obtenir les meilleurs résultats. Pour tenir compte de chaque détail il faut agir avec méthodologie, alors laissez-moi vous guider dans l’organisation de votre séminaire d’entreprise afin d’en faire une réussite !

Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?

Avec le passage au télétravail, l’augmentation du digital et des visioconférences, les échanges entre collègues sont moins nombreux et les relations se sont dégradées. Replacer les relations humaines au cœur de l’entreprise est donc essentiel pour son bon fonctionnement. 

Réunir ses collaborateurs autour d’un événement fédérateur hors du lieu de travail quotidien permet de favoriser la communication, les rencontres et la productivité. L’organisation d’un séminaire se trouve être une des solutions pour favoriser l’interaction entre les différents acteurs d’une entreprise et ce, pour diverses raisons :

• motiver et fédérer les employés

• intégrer de nouveaux collaborateurs

• remercier et féliciter ses collègues

• discuter de sujets et d’enjeux importants pour l’entreprise

Selon les personnes conviées (clients, collaborateurs, ou collègues), le choix du lieu, des menus et des activités proposées sera différent. Ainsi, vous devrez organiser un événement plus ou moins classique, décontracté, élégant ou encore festif. 

Étape 1 : Choisir la date et le lieu adaptés

Dans ce type d’événement, le choix de la date est très important. En effet, au vu de l’organisation que ce type d’événement nécessite, la pire chose qui puisse arriver est de fixer une date à la dernière minute ! Pour que tout soit parfait le jour J, il est nécessaire de commencer certains préparatifs à l’avance, telle que la réservation de votre traiteur.

Je vous conseille donc de bien réfléchir à la date à laquelle vous voulez fixer votre séminaire afin d’attirer le plus de monde possible et d’éviter de le faire coïncider avec les vacances scolaires, les ponts, les grands événements nationaux ou politiques.

Le choix du lieu est tout aussi crucial, puisque les lieux accueillant ce type d’événements font l’objet de nombreuses réservations, parfois presque un an à l’avance ! De plus, celui-ci devra répondre à vos objectifs prédéfinis, et se fera en fonction de la ville où vous vous trouvez (à titre d’exemple, Paris offre une multitude de choix), mais également en fonction du nombre d’invités.

Étape 2 : Estimer le nombre d’invités

Afin de pouvoir accueillir comme il se doit tous vos invités et ne pas avoir de mauvaises surprises, il est essentiel que vous dressiez une liste. Celle-ci devra se faire en collaboration avec tous les services de l’entité afin de savoir précisément qui inviter, et au mieux le nombre de personnes pour prévoir l’espace nécessaire. 

Pour s’assurer qu’un grand nombre d’invités prennent part à votre événement, et pour contribuer à sa réussite, il est important de communiquer sur celui-ci en amont (d’où l’importance de choisir sa date à l’avance). 

Étape 3 : Prévoir un planning et des activités

Il n’est pas envisageable d’organiser un séminaire sans un planning précis et des activités ! Chaque type d’événement impose une catégorie d’activités, qui devront s’adapter aux objectifs que vous vous fixez. Ainsi, pour un séminaire décontracté vous pourrez organiser diverses activités de team building, pour un séminaire plus élégant réservez un show culinaire tel qu’une sushi party pour en mettre plein la vue à vos invités, ou pour un séminaire avec des enjeux professionnels prévoyez des prises de paroles et des discours.

Étape 4 : Composer le menu idéal

Votre séminaire ne pourra pas être réussi sans un bon menu ! Buffet chaud ou buffet froid, cocktail dînatoire ou déjeunatoire, de nombreuses formules d’entrées, de plats, de desserts et de boissons peuvent être adaptées pour votre séminaire. Pensez à la livraison de repas traiteur pour le gain de temps que ce service offre lorsque vous êtes occupés à gérer toutes les autres tâches dans l’organisation de votre événement. 

En plus du menu, vous ne devez pas oublier la logistique nécessaire tout autour : mobilier, intervenants, matériel de conservation, service de présentation, vaisselle, tout ce dont vous aurez besoin pour faire de ce moment une réussite !

Étape 5 : Fixer un budget

Sans budget défini avec précision, rien ne pourra être organisé et réservé, ni salle, ni logistique, et encore moins livraison de repas traiteur. C’est l’ossature de votre projet, alors pour bien l’étudier, il est conseillé de prendre des marges pour d’éventuels imprévus. Et bien évidemment, plus le budget débloqué sera important, plus votre séminaire sera remarquable !

Que vous organisiez vous-même votre séminaire ou que vous fassiez appel à des intervenants extérieurs, tel qu’un traiteur évènementiel haut de gamme comme MyTraiteur, chacune de ces étapes est indispensable. Vous avez maintenant toutes les clés en main pour organiser un séminaire d’entreprise réussi et en faire un événement qui restera gravé dans les mémoires !