Organiser un pot de départ réussi pour un collaborateur : mode d’emploi

Toutes les bonnes choses ont une fin. Le pot de départ est l’occasion de faire ses au revoir dans une ambiance chaleureuse après une période de collaboration plus ou moins longue. Il peut être organisé pour célébrer un départ à la retraite, la fin d’un contrat à durée déterminée non renouvelable, ou parfois même une démission, mais peu importe la raison, il est essentiel d’en prévoir un !

Il est d’usage que ce soit le salarié qui invite ses collaborateurs, mais l’entreprise peut elle aussi prendre l’initiative d’organiser un pot de départ afin de le remercier comme il se doit. Dans tous les cas, le pot de départ est fédérateur et permet de conclure cette coopération sur une bonne note. Voici quelques points essentiels pour réussir l’organisation d’un pot de départ et simplifier les préparatifs !

Étape 1 : Débloquez un budget 

Si le pot de départ est organisé à l’initiative de l’entreprise, il est nécessaire de débloquer un certain montant pour cette occasion. Pour faire une estimation, vous devrez prendre en compte plusieurs paramètres : la durée de l’événement, le nombre d’invités, la nourriture, les boissons avec ou sans alcool, le matériel ou encore le personnel de service.

Si vous devez vous adresser à votre direction, mettez en avant les atouts de votre collaborateur : son ancienneté, les excellents résultats obtenus au cours de son service, son implication dans l’entreprise, et justifiez l’organisation d’une fête pour égayer ce moment triste pour chacun.

Afin d’avoir une idée plus précise du montant à débloquer, vous pouvez effectuer votre devis traiteur en ligne en quelques minutes. Sur MyTraiteur par exemple, choisissez le type de prestation traiteur qui vous intéresse, la composition de votre menu et le matériel qui va avec, puis vous n’aurez plus qu’à télécharger votre devis sur mesure, que vous pourrez modifier par la suite si besoin !

Étape 2 : Déterminez le lieu et la date selon plusieurs paramètres

Voici quelques conseils pour faire le bon choix concernant la date la plus propice et le lieu idéal pour accueillir votre événement :

• Au bureau ou dehors ? S’il fait beau, vous pourrez opter pour une fête en terrasse, sur un rooftop, dans un jardin ou même sur un bateau pour plus d’originalité. Au contraire, si de la pluie ou des températures froides sont prévues, il faudra prévoir une salle pouvant accueillir vos invités pour cette occasion, ou tout simplement vos locaux, mais dans ce cas attention ! Si vous décidez d’organiser le pot de départ dans vos bureaux, aménagez les lieux de telle sorte à faire oublier le contexte professionnel.

• En journée ou en soirée ? C’est à vous de décider quelle ambiance vous désirez, mais je vous conseille d’organiser votre pot de départ en soirée, le moment le plus propice à la détente, et ainsi vos collaborateurs n’auront pas à se remettre au travail après un repas copieux (et quelques verres de vin).

• Quel jour de la semaine ? Vos collaborateurs préféreront sûrement passer leur vendredi soir avec leurs amis ou leur famille plutôt qu’avec leurs collègues. Mais si votre cohésion d’équipe est forte, vous pouvez vous permettre d’organiser le pot de départ un vendredi soir pour pouvoir faire la fête sans subir les désagréments d’un réveil matinal le lendemain!

Étape 3 : Choisissez le type de restauration idéal pour votre pot de départ

La restauration est un point essentiel dans l’organisation d’un pot de départ et mérite une attention toute particulière. Entre repas assis, cocktail dînatoire, buffet froid, ou déjeuner les possibilités sont nombreuses mais toutes n’auront pas les mêmes avantages. Par exemple, si vous opter pour un repas assis vous risquez de limiter les discussions puisque chacun va devoir se contenter de ses voisins de table.

Pour faire votre choix, vous devrez prendre en compte de nombreux paramètres, tel que du nombre d’invités, de la météo (d’où l’importance de la date), mais aussi du lieu puisque par exemple un cocktail pourra être organisé partout alors qu’un buffet nécessitera plus d’espace. 

Une fois votre choix effectué, ou pour vous faire conseiller, quoi de mieux que de faire appel à un traiteur événementiel ? Vous pourrez ainsi lui déléguer les préparations, la logistique et le service de votre pot de départ, tout en échangeant avec lui sur vos préférences et ses recommandations. De votre côté, vous n’aurez plus qu’à apprécier le moment, mais pour cela vous devrez faire appel à un expert dans son domaine !

MyTraiteur porte une attention toute particulière sur la qualité des plats, des produits et du service. En proposant des plats haut de gamme adaptés à l’occasion, vous pouvez être certain que votre événement sera réussi et que chaque détail sera pris en compte. Ainsi, selon le budget dont vous disposez, vous n’aurez plus qu’à vous renseigner sur les prestations possibles en faisant une estimation grâce à un devis instantané en ligne, et à laisser votre traiteur s’occuper de votre repas.

Étape 4 : N’oubliez pas le volet logistique !

Vous avez défini votre budget, choisi la date et le lieu, et sélectionné le traiteur auquel vous souhaitez confier l’organisation de votre événement, mais il vous reste un élément auquel penser, et pas des moindres : la logistique. 

Pour simplifier les choses, mieux vaut vous tourner vers des menus qui se mangent facilement. Les coffrets ou les plateaux composés de bouchées et de verrines sont par exemple très pratiques puisqu’ils ne nécessitent pas de couverts. Mais dans l’éventualité où il est indispensable d’en utiliser, assurez-vous qu’ils soient fournis par le traiteur, cela vous évitera de vous charger vous-même de la location. De plus, vous aurez la possibilité de faire un geste pour la planète en choisissant des contenants biodégradables et/ou réutilisables !

Est-ce que le traiteur devra réchauffer certains plats ? Y a-t-il des préparations à réaliser sur place le jour J ? Faut-il prévoir un réfrigérateur ou un congélateur pour conserver les produits au frais ? Ce sont autant de questions à poser au prestataire en amont. Voyez ensuite s’il peut réviser ses propositions initiales afin qu’elles s’accordent aux contraintes techniques imposées par le lieu que vous avez choisi.

La réussite d’un pot de départ repose sur la manière dont vous l’organisez en amont. C’est moins compliqué qu’il n’y paraît lorsque vous vous faites épauler par un prestataire qui partage les mêmes valeurs que vous. Le choix du traiteur constitue donc la base. Par la suite, exposez-lui clairement vos attentes et déléguez-lui l’organisation pour limiter vos interventions. Vous n’aurez plus qu’à patienter jusqu’au jour J !