Comment organiser un événement à la dernière minute ?

Publié par Sarah Poublanc le

Nos conseils pour organiser un événement last minute

Que ce soit à cause d’une mauvaise gestion, d’un imprévu de dernière minute, ou par manque de temps, se retrouver face à l’organisation d’un événement à la dernière minute est une situation compliquée à gérer et très stressante, d’autant plus si les enjeux sont importants. Entre le lieu, les invités, la logistique, le personnel, l’animation, tout est à revoir. Mais pas de panique !

En vous tournant vers des prestataires réactifs et efficaces, vous pourrez sauver du naufrage n’importe lequel de vos événements, pour n’importe quelle occasion, afin d’éviter l’annulation au dernier moment. Alors voici quelques conseils pour organiser un événement last minute qui sera tout de même remarquable ! 

« Last minute », à quoi ça correspond ?

Le mot last minute a un sens différent selon le type d’événement professionnel : pour un teambuilding cela peut correspondre à une semaine avant, pour une soirée d’entreprise environ deux mois à l’avance, ou encore moins de 5 mois pour un séminaire.

S’il est recommandé de s’y prendre tôt c’est pour que tous les partis puissent s’organiser au mieux. Vous aurez plus de choix de lieu et de date, mais également plus d’activités et d’animations disponibles. Les prestataires, eux, pourront s’organiser davantage selon leur emploi du temps afin de vous offrir le meilleur service possible en fonction du temps disponible. Enfin, les invités pourront être plus nombreux à se libérer pour assister à votre événement. Mais malgré une organisation tardive, vous pourrez tout de même offrir un moment mémorable à vos convives !

Réservez LE lieu idéal pour un événement de dernière minute

Puisque vous vous retrouvez à devoir chercher un lieu en très peu de temps, il est très probable que la plupart d’entre eux soient déjà réservés. Il faut donc que vous misiez sur deux critères : l’accessibilité et l’originalité !

Il vaut mieux ne pas prendre de risque en choisissant un lieu dans un endroit éloigné et difficile d’accès, surtout si vos invités doivent se déplacer avec leurs propres moyens de locomotion, cela ne fera que les démotiver davantage. Optez donc pour un endroit facile d’accès, situé dans un quartier connu et accessible, ou du moins facilement repérable avec un GPS.

Misez également sur un lieu sortant de l’ordinaire et/ou déjà décoré. Que ce soit dans un lieu raffiné, festif, ou encore intimiste, en choisissant un espace atypique et adapté à votre événement de dernière minute, vous gagnerez du temps supplémentaire (très précieux dans ce genre de situation), puisque vous n’aurez pas besoin de contacter des dizaines de spécialistes en décoration, voir pire de devoir vous en charger vous-même en cas d’extrême urgence.

Communiquez plus que jamais sur votre événement

En même temps que vous choisissez votre lieu, vous devez également choisir une date. Mais en vous y prenant à la dernière minute, il ne vous en restera sûrement que quelques-unes de disponibles. En effet, qui dit organisation de dernière minute dit beaucoup moins de possibilités, il faudra donc faire preuve de flexibilité et vous contenter des dates restantes.

Une fois que c’est fait, vous devez absolument communiquer sur votre événement ! Puisque celui-ci est organisé en urgence, il est fort probable que peu de personnes soient au courant. C’est pour cela qu’il est essentiel de faire une bonne communication auprès de vos invités. Il ne vous reste plus qu’à envoyer les invitations en soulignant les points forts de votre événement pour leur donner envie. Mais pour cela, il faut faire appel à un prestataire efficace !

Choisissez un prestataire polyvalent

Maintenant que vous avez réussi à trouver le lieu qui vous fallait, à fixer une date et à prévenir vos invités, il vous reste à trouver les éléments qui composeront votre événement : nourriture, boissons, animations, personnel de service, bref l’essentiel pour que celui-ci se passe au mieux !

Pour vous faciliter la tâche dans cette situation stressante, faites confiance à un traiteur haut de gamme de qualité qui saura vous offrir une prestation de dernière minute mémorable, comme le propose MyTraiteur.

Que ce soit pour un petit déjeuner, un grand buffet, ou un cocktail déjeunatoire ou dînatoire, MyTraiteur s’adapte à vos besoins et vos envies en vous proposant diverses formules ! Vous pouvez commander jusqu’à 72 heures avant le début de votre événement en commandant ligne, et vous bénéficierez d’une prestation haut de gamme pour votre réception, avec des plats cuisinés à partir de produits frais et de saison par une brigade expérimentée et passionnée dans un service impeccable !

De nombreux prestataires événementiels proposent des offres pour répondre à tous vos besoins. Parmi eux, MyTraiteur est le service traiteur haut de gamme qu’il vous faut si vous souhaitez organiser un repas pour un événement professionnel ou privé même de dernière minute ! En vous faisant bénéficier d’un gain de temps considérable, il s’agit de la meilleure option pour que vous puissiez profiter de votre réception aux côtés de vos convives sans que rien ne soit laissé au hasard !

Pour toute demande particulière, n’hésitez pas à contacter le service client de MyTraiteur et obtenez un devis précis (HT et TTC) adapté à votre demande. Il ne vous reste plus qu’à vous détendre et à profiter ! 

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