Une bonne organisation pour un évènement réussi 

Les 30 ans de la boîte, summer party entre collègues, la signature d’un gros contrat ou le lancement d’un nouveau produit, tant de belles occasions pour marquer le coup comme il se doit grâce à un évènement concoctés par vos soins.

Parce qu’il est essentiel de prendre en compte de nombreux paramètres lors de l’organisation d’un événement en extérieur, nous vous proposons de suivre les différentes étapes clés pour faire de ce dernier une véritable réussite. 

Les 10 tips essentiels pour organiser un évènement en extérieur : 

1. Définir un budget pour limiter les dépenses 
2. Prévoir à l’avance la conception de l’événement 
3. Adapter le choix du lieu de réception au sujet de votre évènement
4. Faire appel à MyTraiteur pour se régaler
5. Planifier des animations pour divertir ses convives
6. Suivre toutes les règles de sécurité
7. Prendre en compte la notion sanitaire
8. Toujours prévoir un plan B
9. Poster les meilleurs moments sur les réseaux sociaux
10. Faire le bilan de cet évènement

Laissez-nous vous expliquer tout cela plus en détail..

Une organisation 2.0 

Que ce soit pour un événement les pieds dans le sable, un autre perché sur un rooftop ou un dernier niché au cœur d’un magnifique domaine, il faut avoir une bonne organisation pour que tout soit parfait le jour J. Pour cela, la première chose à faire est de définir un budget, comptez en moyenne 100 voir 150€ par personne pour une prestation complète, mais gardez une marge pour tous les éventuels imprévus.

Une fois votre budget fixé, vous allez pouvoir vous pencher sur la date de cet évènement, ce qui vous aidera pour la privatisation du lieu de réception. Par la suite, il est préférable pour vous de sélectionner des prestataires de qualité. Que ce soit pour la location de matériels, la décoration, l’élaboration du repas ou la mise en place des animations, il est important que chaque prestataire sache s’adapter à vos envies et surtout à vos besoins. Notamment pour le repas, il faut prendre en compte les allergies de certains ou les régimes spéciaux d’autres. Ceci fait également écho à la mise en place d’animations pour votre évènement, essayez de trouver une activité qui conviendra au plus grand nombre n’est pas une mince affaire… Enfin le dernier point est de ne jamais faire confiance à la météo, il faut donc toujours prévoir un plan B, si cette dernière devient capricieuse. 

Privatiser the place to be 

Chez MyTraiteur nous savons que le choix d’un lieu de réception n’est pas toujours simple, c’est pourquoi nous sommes partenaires depuis des années, avec différents lieux parisiens. 

Pour une parenthèse enchantée, le Jardin Secret est le lieu idéal. Niché au cœur de l’hôtel 4 étoiles du Regent’s Garden, ce jardin de 450 m2 de verdure vous accueille vous et vos collaborateurs pour un événement mémorable. 

Pour plus d’originalité, nous vous proposons de dîner sur l’eau. Avec son ambiance chic et sa vue imprenable sur la Tour Eiffel, le bateau Makai a tout pour vous séduire et épater vos convives lors de votre évènement.

Régaler tout le monde

Être en extérieur, c’est l’occasion de se laisser aller à nos envies, pour votre repas d’événement facilitez-vous la vie et faites appel à notre service traiteur. D’une animation culinaire à l’élaboration de plateaux cocktails composés de petits fours, nous satisfaisons tous vos désirs culinaires avec un devis sur mesure. Sushi party, bar à huîtres ou encore fontaine à chocolat, laissez-vous tenter par l’une de ces animations pour divertir vos collaborateurs.

Le boss de l’animation, c’est vous

Un évènement c’est bien mais avec des animations c’est encore mieux ! Commençons avec les grands classiques comme le photobooth, la dégustation de vins, le bar à cocktails ou (pour les plus fêtards) le dj set. Poursuivons avec des animations plus sportives, comme une initiation au karting ou au surf, un parcours d’accrobranche ou une séance de paintball. Enfin, si c’est pour l’anniversaire de l’entreprise, vous pouvez proposer à ceux qui le souhaitent, parmi vos collaborateurs, de prendre la parole pour raconter quelques anecdotes en l’honneur de cet anniversaire.

Toujours en règle

De nombreuses règles sont essentielles à prendre en compte pour le bon déroulement de votre événement. C’est la sécurité de tous qui est mise en jeu ainsi, de ce fait, vous devez respecter des règles et des normes tout au long de cet évènement : 

• Être certain de la capacité maximum d’accueil 
• Tenir compte de la source d’alimentation de l’électricité, de l’eau… 

• Ne pas aller au delà de 60 dB pour le volume sonore
• Prendre des mesures sanitaires selon le nombre d’invités (point d’eau, toilettes)
• Respecter les normes concernant les appareils de cuisson
• Avoir une certaine solidité des infrastructures éphémères (tentes, tables…)
• Tester tous vos équipements (puissance électrique)
• Faire un repérage sur le lieu de réception, en amont du jour J
• Prévoir un abri si il y a des intempéries (orage, pluie)

Happy End

Votre évènement est terminé, tout s’est bien passé, vous retrouvez vos collaborateurs reposés avec de jolis souvenirs de ce moment, n’hésitez pas à planifier une réunion pour débriefer et dresser un bilan de cet évènement et ainsi prendre note des points positifs et négatifs de chacun. Enfin, n’oubliez pas de partager sur vos réseaux sociaux quelques moments forts de cet évènement et prenez le temps de remercier les prestataires à qui vous avez fait confiance et qui ont contribué à la réussite de cet évènement.

De nombreux prestataires événementiels proposent des offres pour répondre à tous vos besoins. Parmi eux, MyTraiteur est le service traiteur haut de gamme qu’il vous faut ! En plus d’un gain de temps considérable, il s’agit de la meilleure option pour que vous puissiez profiter de votre réception aux côtés de vos convives sans que rien ne soit laissé au hasard !

Pour toute demande particulière, n’hésitez pas à contacter le service client de MyTraiteur et obtenez un devis précis adapté à votre demande. Il ne vous reste plus qu’à profiter de vos événements !